Yhtiökokouskäytännöt
Yhtiökokousta koskevaa laintasoista sääntelyä sisältyy muun muassa osakeyhtiölakiin, arvopaperimarkkinalakiin ja arvo-osuusjärjestelmästä annettuun lakiin, minkä lisäksi listayhtiöiden yhtiökokouksia koskevia suosituksia on myös Hallinnointikoodissa. Yhtiökokouksessa noudatettavia menettelytapoja ei ole kaikilta osin säännöksissä määritelty, vaan ne on pitkälti jätetty yhtiökokousten ja niiden puheenjohtajien harkintaan.
Pörssiyhtiöiden yhtiökokoukset poikkeavat toisistaan muun muassa yhtiön koon, osakkeenomistajien lukumäärän, osakasrakenteen sekä yhtiön toiminnan luonteen perusteella. Vaikka tämän vuoksi onkin perusteltua, että menettelytavat voivat eri yhtiöissä poiketa toisistaan, on menettelytapojen yhtenäistäminen eräiltä osin perusteltua.
Listayhtiöiden neuvottelukunta on valmistellut eräitä pörssiyhtiöiden yhtiökokouksiin liittyviä menettelytapoja, joiden tavoitteena on yhtenäistää käytäntöä suomalaisten pörssiyhtiöiden yhtiökokouksien valmistelussa ja kokouspaikalla sekä edistää osakkeenomistajien oikeuksien sujuvaa ja tehokasta käyttöä ottaen samalla huomioon hyvän kokoustavan edellyttämät tehokkuuden ja joutuisuuden vaatimukset. Menettelytapoja koskevan ohjeen on valmistellut työryhmä, jossa on ollut listayhtiöiden edustajia, tilinhoitajayhteisöjen edustajia, yhtiökokouksien puheenjohtajina toimineita henkilöitä ja muiden sidosryhmien edustajia.
Esitettyjen menettelytapojen noudattaminen ei yksinään takaa, että yhtiökokous täyttää lain, yhtiöjärjestyksen ja muiden sovellettavien säännösten määräykset. Jokainen oheista muistiota hyödyntävä on vastuussa omista yhtiökokousmenettelyistään ja niiden lain-, yhtiöjärjestyksen ja muiden sääntöjen mukaisuudesta.
Toisinaan kansainvälisten sijoittajien ymmärrys suomalaisten yhtiökokouskäytäntöjen osalta voi olla puutteellista, mikä voi vaikuttaa niin sijoittajien, yhtiöiden kuin omaisuudenhoitajapankkien toimintaa annettaessa ja vastaanotettaessa äänestysohjeita. Tätä tarkoitusta varten on laadittu kuvaus ns. abstain –äänten käsittelystä yhtiökokouksessa. Abstain Vote -ohje on laadittu välittäjäpankkien toiveesta ja sen tarkoitus on toimia erityisesti ulkomaisten osakkeenomistajien ohjaajana.
Yhtiökokouskutsu- sekä lehti-ilmoitusmallit
Listayhtiöiden neuvottelukunta on laatinut liitteestä ilmenevän yhtiökokouskutsumallin ja mallin lehti-ilmoituksesta suomalaisille pörssiyhtiöille. Kutsujen yhtenäistämisellä pyritään vakiinnuttamaan markkinakäytäntöä pörssiyhtiöiden yhtiökokousten osalta. Tällä parannetaan osakkeenomistajien tiedonsaantia yhtiökokouksista ja edesautetaan sekä kotimaisen että kansainvälisen sijoittajakunnan osakkeenomistajien osallistumista yhtiökokouksiin.
Kutsumallin uskotaan lisäävän kansainvälisten sijoittajien ymmärrystä suomalaisten yhtiökokouskäytäntöjen osalta ja siten helpottavan niin sijoittajien, yhtiöiden kuin omaisuudenhoitajapankkien toimintaa annettaessa ja vastaanotettaessa äänestysohjeita. Listayhtiöiden neuvottelukunta suosittelee mallien mukaisten yhtiökokouskutsujen käyttämistä markkinakäytäntöjen yhdenmukaistamiseksi.
Yhtiökokouspöytäkirjamalli
Elinkeinoelämän keskusliiton ja Keskuskauppakamarin listayhtiöiden neuvottelukunta on laatinut oheisen varsinaisten yhtiökokousten pöytäkirjaa koskevan mallin suomalaisten pörssiyhtiöiden käytettäväksi näiden julkaistessa pöytäkirjan varsinaisen yhtiökokouksen osalta.
Pöytäkirjamallin tavoitteena on yhtenäistää markkinakäytäntöä pörssiyhtiöiden yhtiökokousten osalta. Yhtenäisen esittämistavan uskotaan lisäävän sijoittajien ymmärrystä suomalaisten yhtiökokouskäytäntöjen osalta ja siten lisäävän kokouksen jälkeen osakkeenomistajien ymmärrystä kokouskutsussa mainittujen asioiden käsittelystä varsinaisessa yhtiökokouksessa. Osakkeenomistajan tiedonsaantia helpottaa, mikäli asiat on pöytäkirjassa esitetty samaa rakennetta noudattaen kuin kutsussa ja mahdollisessa erillisessä asialistassa.
Tässä varsinaisia yhtiökokouksia koskevassa pöytäkirjamallissa on otettu huomioon osakeyhtiölain ja muun sovellettavan sääntelyn lisäksi Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodin vaatimukset sekä hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajien osalta tavanomaisesti saadut ohjeet.
Tämä malli on tarkoitettu pelkästään ohjeeksi, jonka käyttäminen edellyttää lain, yhtiöjärjestyksen ja muiden soveltuvien säännösten tarkistamista. Mallin käyttäminen sellaisenaan ei takaa, että pöytäkirja täyttää lain, yhtiöjärjestyksen ja muiden sovellettavien säännösten määräykset. Jokainen mallia yhtiökokouskutsun pohjana käyttävä on vastuussa omasta pöytäkirjastaan ja sen lain-, yhtiöjärjestyksen ja muiden sääntöjen mukaisuudesta.
Mallit on tarkoitettu pelkästään ohjeiksi, joiden käyttäminen edellyttää lain, yhtiöjärjestyksen ja muiden soveltuvien säännösten tarkistamista. Mallien käyttäminen sellaisenaan ei takaa, että kokouskutsu täyttää lain, yhtiöjärjestyksen ja muiden sovellettavien säännösten määräykset. Jokainen mallia yhtiökokouskutsun pohjana käyttävä on vastuussa omasta yhtiökokouskutsustaan ja sen lain-, yhtiöjärjestyksen ja muiden sääntöjen mukaisuudesta.