Eräitä yhtiökokouksiin liittyviä menettelytapoja
Yhtiökokousta koskevaa laintasoista sääntelyä sisältyy muun muassa osakeyhtiölakiin, arvopaperimarkkinalakiin ja arvo-osuusjärjestelmästä annettuun lakiin, minkä lisäksi listayhtiöiden yhtiökokouksia koskevia suosituksia on myös Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodissa (Corporate Governance -koodi). Yhtiökokouksessa noudatettavia menettelytapoja ei ole kaikilta osin säännöksissä määritelty, vaan ne on pitkälti jätetty yhtiökokousten ja niiden puheenjohtajien harkintaan. Sääntely on mahdollistanut erilaisia yhtiökohtaisia menettelytapoja ja käytäntö on muodostunut osin epäyhtenäiseksi. Listayhtiöiden yhtiökokoukset poikkeavat toisistaan muun muassa yhtiön koon, osakkeenomistajien lukumäärän, osakasrakenteen sekä yhtiön toiminnan luonteen perusteella. Vaikka tämän vuoksi onkin perusteltua, että menettelytavat voivat eri yhtiöissä poiketa toisistaan, on menettelytapojen yhtenäistäminen eräiltä osin kuitenkin perusteltua.
Ohessa esitetään eräitä menettelytapoja, joiden tavoitteena on yhtenäistää käytäntöä suomalaisten listayhtiöiden yhtiökokouksien valmistelussa ja kokouspaikalla sekä edistää osakkeenomistajien oikeuksien sujuvaa ja tehokasta käyttöä ottaen samalla huomioon hyvän kokoustavan edellyttämät tehokkuuden ja joutuisiiden vaatimukset. Esiteltäviä menettelytapoja on Listayhtiöiden neuvottelukunnan (LYNK) johdolla valmistellut työryhmä, jossa on ollut listayhtiöiden edustajia, tilinhoitajayhteisöjen edustajia, yhtiökokouksien puheenjohtajina toimineita henkilöitä ja muiden sidosryhmien edustajia.
Esitettyjen menettelytapojen noudattaminen ei yksinään takaa, että yhtiökokous täyttää lain, yhtiöjärjestyksen ja muiden sovellettavien säännösten määräykset. Jokainen oheista muistiota hyödyntävä on vastuussa omista yhtiökokousmenettelyistään ja niiden lain-, yhtiöjärjestyksen ja muiden sääntöjen mukaisuudesta.
Muistio: Eräitä listayhtiöiden yhtiökokouksiin liittyviä menettelytapoja